Jumat, 09 April 2021

Pengertian dan Membuat Data Validation Di Excel

Melakukan validasi data menjadi hal yang sangat penting dengan tujuan untuk menunjukkan bahwa data tersebut sudah masuk kriteria atau belum. Nah, salah satu cara yang bisa dilakukan untuk melakukan validasi data adalah dengan menggunakan Excel. Berikut ini adalah pengertian dan membuat data validation di Excel yang bisa Anda coba. 

Pengertian Data validation 

Berdasarkan pengertiannya, data validation pada Excel adalah sebuah fitur yang dapat digunakan untuk melakukan validasi data. Fitur ini digunakan untuk memastikan suatu data yang sudah dimasukkan ke dalam sel telah memenuhi suatu kriteria tertentu. 

Secara umum, validasi data ini digunakan untuk mengurangi tingkat kesalahan pada saat melakukan input dalam jumlah yang besar. Sebelum melakukan data validation, Anda perlu mengenal apa itu Data validation Window terlebih dahulu. 

Pengertian Data validation Window 

Pada Microsoft Excel, tombol validation ini berada pada ribbon data yang digunakan untuk membuka jendela data validation, atau disebut juga dengan validation Window. Di sini, terdapat tujuh buah opsi batasan yang bisa Anda gunakan yakni decimal, list, whole number, date, time, custom dan text length. 

Selain itu, pada Data validation Window ini juga terdapat tiga buah sub fungsi yang bisa digunakan diantaranya sebagai berikut:

1. Settings 

Menu Settings di sini berisi tentang opsi pembatas kriteria yang bisa Anda gunakan. Dalam menu ini, terdapat beberapa opsi yang bisa dipilih seperti allow, digunakan untuk memilih jenis kriteria data yang diperbolehkan masuk sel atau range yang akan divalidasi. 

Ada juga menu ignore blank dimana opsi ini digunakan untuk mengabaikan data dari sel yang kosong. Ada juga menu apply these changes to all other cells with the same settings. Menu ini digunakan untuk menimpa semua pengaturan validasi dari range yang telah dipilih.

Selain itu, ada juga menu data yang berfungsi untuk menentukan nilai rentang data yang akan digunakan untuk melakukan validasi. 

2. Input Message 

Input message merupakan tab yang bisa digunakan untuk menampilkan sebuah teks saat Anda memasukkan data ke dalam sel yang sudah divalidasi. Dalam tab ini terdapat beberapa menu yang bisa Anda gunakan.

Show input message when cells is selects salah satunya. Ini adalah menu cek box yang digunakan untuk menampilkan sel yang di pilih untuk di masukkan ke dalam data. Ada juga menu title yang digunakan untuk memasukkan judul data. Lalu, ada juga menu input message yang merupakan isi data yang akan dimasukkan. 

3. Error Alert

Sub fungsi ke tiga adalah Error Alert. Tab yang satu ini digunakan untuk mengatur peringatan yang nantinya akan ditampilkan usai mengetahui bahwa data yang dimasukkan ternyata tidak memenuhi kriteria validasi. 

Dalam tab ini ada beberapa menu yang bisa dipilih. Show error alert after valid data is entered misalnya. Menu ini ialah cek box yang digunakan untuk menampilkan atau tidak suatu pesan kesalahan dari data yang dimasukkan dan tidak memenuhi kriteria validasi. 

Ada juga menu style yang digunakan sebagai lambang dari data yang ditampilkan bersama dengan pesan kesalahan data. Ada juga menu title yakni judul pesan kesalahan, serta error message yang merupakan isi dari pesan kesalahan. 

Cara Membuat Data Validation

Setelah memahami pengertian data validation di Excel, Ada beberapa cara membuat data validation yang bisa Anda coba untuk melakukan validasi data. Diantaranya adalah sebagai berikut:

1. Membuat Data validation Menggunakan Kriteria Numerik 

Apa itu kriteria numerik? Ini adalah kriteria validasi dengan menggunakan decimal, date, time, whole number, serta text length. 

Contoh:

Terdapat sebuah tabel dengan nilai kisaran 76-97. Nah, untuk melakukan validasi ini caranya sebagai berikut:

  1. Pilihlah range data, baris atau bahkan kolom yang ingin Anda validasi. 
  2. Jika sudah, langsung klik data validation yang terdapat pada reborn data. 
  3. Setelah itu, Ada bisa menambahkan kriteria pada tab settings dan nanti akan muncul kriteria data whole number dengan between 76-97.
  4. Selanjutnya, silahkan tambahkan input dengan memilih tab input massage, 
  5. Pilih error alert dan klik ok lalu input data. 

2. Membuat Data Validation Menggunakan Kriteria Teks

Untuk melakukan validasi teks, Anda harus menggunakan pilihan list yang berada pada kolom allow pada tab settings. Nantinya, kriteria yang akan dimasukkan ini juga ditampilkan pada drop down list pada saat Anda memasukkan data.

Contoh:

Buatlah tabel jadwal dengan memasukkan isi data berupa daftar hari kerja yakni senin, selasa, rabu, kamis dan jumat. Adapun langkah validasinya sebagai berikut:

  1. Pilihlah range data berupa baris dan kolom yang akan divalidasi. 
  2. Kemudian klik data validation dan pilih menu settings. Di sini Anda memilih kriteria data berupa list. 
  3. Tambahkan pesa input pada tab input message. Kemudian tambahkan pesan error pada error alert dan klik OK. 

Dengan memahami pengertian dan membuat data validation di Excel di atas, Anda akan sangat dimudahkan saat melakukan validasi data. Untuk penggunaan yang lebih lanjut, Ada bisa menggunakan kriteria data validation bertingkat atau custom. 

Previous Post
Next Post

0 komentar: